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Selbstmanagement – Email als Hauptkommunikation

Unsere Arbeitsweise hat sich verändert

In den letzten 10 Jahren hat sich unsere Arbeitsweise dermaßen verändert, dass diese auch eine andere Vorgehensweise im Zeitmanagement als in damaliger Zeit benötigt. Damals gab es noch die berühmten Filofaxe, in denen Kalender, Aufgabenlisten und Notizen hervorragend abgelegt waren.

Ich kann mich für mich dann noch an Zeiten erinnern, in denen ich Listen in Outlook ausgedruckt hatte und in diese Dinge eingeheftet habe. Dies funktionierte zufriedenstellend. Der Nachteil war: Ich hatte mehrere parallele Verwaltungen der Aufgaben, das Filofax war mein Standardinstrument, andere Aufgabenplanungen, die mit der Zeit der elektronischen Hilfsmittel hinzu kamen, wurden manchmal leider ein wenig vernachlässigt.

Da ich lange Zeit am Papier hängen blieb kam ich mit der ansteigenden Flut von Informationen immer mehr in Bedrängnis und erst die Aussage von David Allen, die Anzahl der Medien und der Eingangskörbe für Aufgaben zu verringern brachte mir den Durchblick und auch den Durchbruch.

Ich warf das Papier in die Tonne und nutze Schreibbücher heute nur noch für meine kreativen Prozesse, nicht mehr für die Organisation.

Email-Posteingang ist das Medium der heutigen Zeit.

Wenn Sie einen Theaterbesuch planen, dann finden Sie im Internet die Liste der aktuellen Schauspiele, die in Ihrer Stadt laufen. Sie buchen dieses über vielleicht über ein Online-Buchungssystem bekommen eine Bestätigung per Email zugesandt.

Wenn Sie eine Frage an einen Kollegen haben, die für ein Projekt wichtig ist und systematische Informationen verlangt, dann rufen Sie an oder schreiben eine Email oder machen beides. In der Regel bekommen Sie die Informationen per Email geliefert.

Wenn Sie sich mit einem Freund verabreden, dann telefonieren Sie. Wenn Sie ein Meeting verabreden, dann senden Sie vielleicht per Email eine Einladung mit Terminideen oder laden direkt zu einem festen Termin per Outlook-Termin ein.

Auf jeden Fall hat sich Ihre Arbeitsweise bestimmt auf 80% Email Korrespondenz verändert und es ist kein Wunder, dass jüngere Generationen hauptsächlich Email zum Arbeiten und Facebook für die Kommunikation mit Freunden verwenden. Hier lässt sich Arbeit und Freizeit gut abgrenzen.

Die restlichen 20% der Aufgaben und Informationen kommen in der Regel über Telefon, Flur-Funk – also das Hallo wie geht’s und hast Du vielleicht mal – oder aus Notizen und persönlichen Anweisungen aus Gesprächen und Meetings.

Auch sehr wichtig sind die eigenen Ideen, die kreativ erschaffen werden und dann in Arbeitsweisen und eigene Aufgaben umgewandelt werden. Prinzipiell kann man Tätigkeiten in zwei Bereiche gliedern:

Reaktive Aufgaben Proaktive Aufgaben
Eingehende Aufgaben per Email Aufgaben aus Projektplanungen
Eingehende Aufgaben per Delegation Ideen, die man umsetzen möchte
Aufgaben aus Meetings Unterstützung von Kollegen, Freunden
Aufgaben aus Gesprächen Ergebnisse eigener Planungen
Immer wieder kehrende Aufgaben  

 

Dieses und vieles mehr zeigt, dass unsere tägliche Arbeit eine Mischung aus Abarbeitung und im günstigen Fall aus Generierung neuer Aufgaben besteht. Erfolg ist, wenn man es schafft den Tag ausgewogen zu gestalten.

Hauptsächlich erkennen wir jedoch, dass es mittlerweile einen zentralen Ort gibt in dem wir unsere Aufgaben direkt sehen oder gezeigt bekommen. Dies ist bei vielen Menschen, die hauptsächlich mit dem Computer arbeiten, der Email-Client: Also zum Beispiel : MS Outlook .

Deshalb lohnt es sich auch die Zeitmanagement – Arbeitsweise auf Outlook & ähnliche Emailclients umzustellen.