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Selbstmanagement – Outlook Nutzer Typen

Arbeiten mit Outlook im Selbstmanagement

mit der Free Your Mind Methode

Outlook ist eine Software, mit der Sie nicht nur E-Mails senden, empfangen und verwalten können, sondern mit der Sie auch Ihren Kalender und Ihre Kontakte verwalten können, z. B. Freunde und Geschäftspartner. Darüber hinaus können Sie Ihren Kalender freigeben, sodass Familienmitglieder und Kollegen über das Internet darauf zugreifen können.

Viele Menschen haben sich Outlook oder ähnliche Systeme schon als Kommunikationszentrale installiert. Nichts geht mehr ohne dieses Tool. Doch die Arbeitsweise ist so unterschiedlich, wie es Möglichkeiten gibt. Ich habe im folgenden einmal verschiedene Typen betrachtet.

Welcher Typ sind Sie?

Ich unterscheide in meinen Seminaren mittlerweile drei verschiedene Outlook-Nutzer, von denen jeder in der Regel eine etwas veränderte Vorgehensweise im Outlook braucht. Sehen Sie doch mal nach, welcher Typus Sie sind?

Typ A) Der Email-Beherrscher

Sie arbeiten hauptsächlich mit Emails und erhalten mehr als 80% Ihrer Aufgaben über den Email-Verkehr. Damit können Sie auch umgehen. Wahrscheinlich ist aber Ihr Postfach voll und Sie können nicht mehr richtig entscheiden was wichtig und dringend ist.

Im täglichen Arbeiten sind Sie hauptsächlich der Reagierende. Sie antworten schnell auf Mails und erhalten damit ein System am Laufen.

Sie haben in der Regel eine Handvoll feste Termine in der Woche, aber sind nicht übermäßig termingetrieben. Ihre Projekte sind kurz bis mittelfristig.

 

Typ B) Der Kalender- und Termin-orientierte Typ

Nicht verplante Zeiten sind bei Ihnen eher selten. Sie terminieren gerne auch einfache Aufgaben, so dass Sie daran erinnert werden. Reine Aufgabenlisten würden unendlich lange werden, wenn Sie nicht terminiert sind. Sie sind eher steuernd unterwegs und nutzen auch die Möglichkeiten von Outlook zu delegieren.

Ihr Problem ist es manchmal die Übersicht zu den vielen Aktivitäten zu erhalten und geschickt Termine und Aufgaben zusammenzubringen. Sie nutzen Outlook tatsächlich schon mehr als Steuerzentrale als nur als reine Email Verwaltung.

Email-Listen sind für Sie noch zu unstrukturiert und Sie haben sich bereits andere Möglichkeiten geschaffen. Email werden gerne archiviert und geordnet abgespeichert.

 

Typ C) Der Aufgabenverwalter

Emails dienen bei Ihnen der Kommunikation, doch Ihre eigentlichen Aufgaben entstehen oft auch durch Gespräche, und weitere Kommunikation. Sie haben vielleicht schon die Arbeit mit Outlook Aufgaben für sich gefunden.

Sie haben Termine, doch sind Sie weniger von direkte Terminen abhängig. Ihre Aufgabenstruktur ist eher logisch gegliedert. Wenn A fertig , dann B

Mit einer reinen Email Verwaltung verlieren Sie den Überblick, Sie haben jedoch das Problem von zu vielen Listen.

Zu welcher Gruppe gehören Sie? Manchmal ist es auch durchaus interessant einen eigenen Weg zu finden oder einen anderen auszuprobieren.